Menu

Jaarwerkplan 2012 Vereniging Bewonersplatform Ypenburg


1. De interne- en externe overlegvergaderingen
De interne overlegvergaderingen hebben als primair doel om BPY-bestuurlijke zaken te bespreken met de aangesloten bewonersorganisaties. De nadruk ligt daarbij op de aspecten informeren (over en weer), het overeenstemming bereiken over standpunten, het stellen van prioriteiten en het nemen van besluiten. Hiertoe kunnen ook gastsprekers worden uitgenodigd.

Het geplande programma voor 2012 inzake de interne en externe overlegvergadering ziet er als volgt uit:

Intern overleg:
De diverse interne overleggen zijn onder andere gericht op het voorbereiden van de onderwerpen waarbij het BPY, mede namens de aangesloten bewonersorganisaties, de bewoners van Ypenburg vertegenwoordigd. Om die vertegenwoordigingsfunctie uit te kunnen voeren is input en afstemming met de bewonersorganisaties essentieel. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan:

  • Algemene ledenvergadering Vereniging BPY (jaarvergadering): eenmaal per jaar rond februari/maart. De deelnemers zijn het DB en de besturen van de aangesloten bewonersorganisaties.
  • Reguliere vergaderingen BPY: maandelijks behalve in de zomermaand (juli) en december maand (totaal tien keer); De deelnemers zijn het DB en de afgevaardigden van de besturen van de aangesloten bewonersorganisaties alsmede de afgevaardigde van het stadsdeelkantoor (Jaap Mooibroek).
  • 2 themabijeenkomsten: De doelstelling van de themabijeenkomsten is om een specifiek onderwerp nader uit te diepen. Aangezien daartoe gedurende de reguliere vergaderingen onvoldoende tijd voor is, worden hier aparte bijeenkomsten voor gehouden. De thema's worden tijdens de reguliere vergadering vastgesteld. In 2012 zal op 20 maart een bijeenkomst zijn met als thema werving vrijwilligers, en op 23 oktober met als thema veiligheid in de wijk; De deelnemers zijn het DB en de afgevaardigden van de besturen van de aangesloten bewonersorganisaties alsmede de afgevaardigde van het stadsdeelkantoor (Jaap Mooibroek). Daarnaast zullen specifieke gasten worden uitgenodigd per thema.


Extern overleg:
Het BPY voert overleg met diverse externe partijen. Dit betreft met name die partijen waarvan het DB alsmede de aangesloten bewonersorganisaties het zinvol vinden om mee in contact te staan. Dit betreft in zijn algemeenheid partijen die invloed (kunnen) hebben op Ypenburg in algemene zin of betreffende een specifiek onderwerp. Hierbij dient onder meer gedacht te worden aan:

  • Stadsdeelkantoor (m.n. Stadsdeeldirecteur Ypenburg-Leidschenveen, MT leden en beleidsambtenaren op het gebied van Welzijn, Infrastructuur en Groenvoorziening/-onderhoud); frequentie: 2x per jaar; daarnaast kan op ad hoc basis overleg plaatsvinden indien noodzakelijk geacht
  • Wethouders (m.n. degene die verantwoordelijk is voor het stadsdeel alsmede Ruimtelijke Ordening); frequentie: 1x per jaar
  • Stg. Boog/Stg. Voor, met als doel afstemming dienstverlening door hen aan ons in het bijzonder alsmede het afstemmen van activiteiten aangaande Ypenburg in zijn algemeenheid. frequentie: op ad hoc basis
  • De Haagse politiek; ambtenaren zijn belangrijk in de voorbereidend en uitvoerende fase van projecten/activiteiten. Echter de politiek kan door prioriteitstelling daar sturing aan geven en de financiële middelen beschikbaar maken. Derhalve kan het nodig zijn op bepaalde terreinen contact te zoeken met c.q. overleg te voeren met de Haagse politiek; frequentie: ad hoc als wij van mening zijn dat een bepaalde politieke partij(en) ons zou kunnen helpen een specifiek doel te realiseren.


2. Actie thema's 2012
Voor 2012 is er een voorlopige lijst vastgesteld van actie thema's. Het BPY (DB + aangesloten bewonersorganisaties) hebben deze thema's voor 2012 een hoge prioriteit toegekend. In principe betreffen het Ypenburg brede thema's. Thema's die slechts voor één buurt relevant zijn zullen door de bewonersorganisatie van die buurt, indien door hen gewenst, worden opgepakt. De thema's voor 2012 zijn (tussen haakjes staat de trekker van het thema):

Op het gebied van Leefbaarheid

  • Onkruidbestrijding / groenonderhoud (Harrie Theuws)
  • Beplanten geluidswal en aanbrengen voorziening tegen fijnstof (Maarten van Muijen)
  • Verbeteren recreatief gebruik de Blauwe Loper (Herman van der Helm)
  • Bewaken uitgangspuntennota A4/Vlietzône in samenwerking met de Stichting Houdt Vlietrand Groen (Jeroen van der Kolk)
  • Bewaken plan ontsluiting Rotterdamse Baan (Maarten van Muijen)
  • Ouder wordende jeugd / jongerenhuisvesting (Maarten van Muijen)
  • TNO-terrein toegankelijk maken voor bewoners (Rolf van Kouwen)

 

Op het gebied van Duurzaamheid

        • Stadsverwarming/nieuwe Warmtewet /loskoppelen (Ivo van Elk en Ardo de Graaf)
        • Energiebesparingsacties (Harrie Theuws, Ivo van Elk en Ardo de Graaf)


    Op het gebied van Saamhorigheid

      • Vrijwilligersbeleid/krapte vrijwilligersmarkt (Maarten van Muijen)
      • Waterfestijn
      • Nieuwjaarsevenement (Walter van Krieken)

       

      Op het gebied van bekendheid Ypenburg

      • Fietstocht met Haagse politici door de wijk (eens per raadsperiode bij aanvang van een nieuwe raadsperiode)
      • Werken aan zichtbaarheid / netwerk meetings richting politiek en ambtenarij zodat verzoeken beter gehoor zullen kunnen vinden


      3. Evenementen en overige activiteiten
      Het BPY, al dan niet in samenwerking met andere organisaties, zal in 2012 betrokken zijn bij de organisatie van de navolgende evenementen op Ypenburg:

      • Nieuwjaarsactiviteit in januari 2012 in het winkelcentrum Ypenburg; tezamen met de winkeliersvereniging
      • Waterfestijn juni 2012 (organisatie loopt via de stichting Evenementen Ypenburg)
      • Kerstbomen en activiteiten rond de kerst Daarnaast verricht het BPY ook activiteiten die gericht zijn op het ondersteunen / verlenen van diensten aan de aangesloten of andere bewonersorganisaties in Ypenburg, zoals:
      • Faciliteren van kantoorruimte voor en ondersteuning aan de bewonersorganisaties (leden van de Vereniging BPY)
      • Als rechtspersoon optreden bij het inkopen van administratieve en algemene ondersteuning (zie punt 5, tijdsbesteding inzet administratieve ondersteuning)
      • Als rechtspersoon optreden bij het aanvragen van subsidie voor Ypenburg brede projecten (in het kader van de nieuwe verordening subsidiebeleid aan bewonersgroepen van de gemeente Den Haag)
      • Helderheid verschaffen over voor welk onderwerp moet je waar, bij wie zijn (SDK, het Spui etc.)

       

      In het kader van de nieuwe subsidiesystematiek voor bewonersorganisaties zal er voor elke activiteit die de vereniging BPY organiseert door de Stichting Evenementen Ypenburg een subsidie worden aangevraagd. In de begroting van een activiteit zal tevens opgenomen worden de kosten voor de eventueel in te kopen wijkopbouwwerker en administratieve ondersteuning. Ook zal op de begroting opgenomen worden de kosten van de faciliteiten die het BPY verleent aan de activiteit; zoals gebruik vergaderruimte, kantoormaterialen, consumpties voor de vergaderingen, telefoonkosten enz.

      Het BPY/Stichting Evenementen Ypenburg zal een activiteitensubsidie aanvragen voor:

      • Kerstactiviteiten (kerstbomen en pr)
      • Nieuwjaarsactiviteit
      • Waterfestijn
      • Bereikbaarheid van de vereniging en de stichting
      • Themabijeenkomsten voor BPY-leden
      • Thematische informatiebijeenkomsten voor bewoners


      4. Communicatieplan
      Naast het organiseren van activiteiten en de overleggen met externen om bepaalde zaken op Ypenburg te kunnen realiseren (of ongewenste zaken te voorkomen), is het belangrijk hier regelmatig over te communiceren naar de bewoners. Tevens is het belangrijk om op de diverse thema's input van de bewoners te krijgen. Voor de communicatiekant van de activiteiten is er een communicatieplan opgesteld. Dit plan richt zich met name op welke communicatiemiddelen er zijn en waarvoor kunnen die het beste worden ingezet. Ook de wijze waarop ze worden ingezet is daarbij van belang.

      Communicatiemiddelen:
      Geschreven media:
      AD De Eendracht
      Posthoorn
      Delft op Zondag
      Digitaal:
      Ypenburg NU + websites individuele BO's
      Muurkrant
      Nieuwsbrief Stadsdeel
      Radio / TV West

      Communicatie contactgroep:
      De contactgroep Nieuws en PR Ypenburg, bestaande uit contactpersonen uit de bewonersorganisaties, zal de communicatie binnen Ypenburg verzorgen / coördineren. Deze groep wordt voorgezeten door de voorzitter van de Vereniging BPY Maarten van Muijen.

      Contactpersonen zijn:
      Karst Overwijk Morgenweide
      Tomas Raming Bosweide
      Laura van der Helm De Bras/Biesland
      Vacant Singels
      Jan Willem Coolsma Waterwijk
      Administratief ondersteuner Boog a.o.’er namens het BPY

      Periodieke vergaderingen met de contactgroep Nieuws en PR Ypenburg (elk kwartaal)

      5. Planning inzet van administratieve ondersteuningsbudget
      Het BPY krijgt indirect (Bewonersvereniging Bosweide vraagt het budget aan mede namens de bewonersorganisaties op Ypenburg) een subsidie voor administratieve ondersteuning. Tot nu toe wordt dit budget besteed aan stichting Boog. Grotendeels gaat het budget naar de administratieve ondersteuner van het BPY (Mary Spaans) en voor een kleiner deel naar individuele bewonersorganisaties, die hebben aangeven ondersteuning nodig te hebben. De daadwerkelijke inzet zal in de reguliere overlegvergadering van het BPY worden besloten. Doel is om, mede gezien de wijziging in het subsidiebeleid van de gemeente Den Haag, de besteding van deze ondersteuning zoveel mogelijk te koppelen aan de in punt 2 genoemde actie thema's.

      Voorstel inzet 2012

      Taken

      Uren

      Financiën

      BPY-vergaderingen: (10 p.j.)

      Voorbereidingsoverleggen

      Stukken verzamelen

      Agenda maken

      Uitnodigingen verzenden

      Notuleren

      Uitwerken

      Nabespreking met vz en secr.

      Faciliteiten regelen

      Acties uit de vergaderingen uitvoeren

      (Uitgegaan van  44 werkweken per jaar.)

      3 uur per week = 132 uur p.j.

      € 5.016,--

      Correspondentie

      Post ontvangen en behandelen

      Email ontvangen, verzenden, behandelen

      Conceptbrieven verwerken, opstellen en verzenden

      Begrotingen en activiteitenoverzichten b.o.’s verzamelen en naar SDK

      3  uur per week = 132 uur p.j.

      € 5.016,--

      Communicatie

      Interne website voor bestuur

      Contactgroep Nieuws en pr

      Pr-berichten maken en verzenden

      Nieuwsberichten door mailen

      4 uur per week = 176 uur p.j.

      € 6.688,--

      Archief

      Stukken archiveren

      Digitaal archief bijhouden

      1 uur per week = 44 uur p.j.

      € 1.672,--

      Thema bijeenkomsten+extra verg.

      4 thema bijeenkomsten p.j.

      Plannen en beleggen

      Stukken in orde maken

      Faciliteiten regelen

      Uitnodigingen aan gastsprekers

      Terugkoppeling db BPY

      vooroverleggen

      40 uur p.j.

      € 1.520,--

      Contact en netwerk onderhouden

      Leden Ver.BPY, SDK, Stg. Voor, b.o.’s Ypenburg, HVBY, Rotary-club, Stg. Boog, div. instanties in Ypenburg

      1 uur per week = 44 uur p.j.

      € 1.672,--

      Secretariaat BPY bemannen

      2 dagen per week aanwezig

      Wordt tegelijk gedaan met de uitvoer van de taken op het secretariaat

      Waterfestijn

      Contacten leggen met leden organisatieteam

      Vergaderingen beleggen

      Notuleren en uitwerken

      Faciliteiten regelen

      Dossier bijhouden

      Uitvoerend werk

      Zitting in het organisatieteam

      Contacten met leveranciers

      3 uur per week = 132 uur p.j.

      € 5.016,--

      Kerstactiviteiten

      Contactpersoon tussen organisatie en stg. evenementen Ypenburg

      Subsidieaanvraag

      Contact met SDK

      Overleggen hebben

      1 uur per week = 44 uur p.j.

      € 1.672,--

      Financiën

      Rekeningen en afschriften ontvangen en mailen naar penningmeester

      Voorstel begroting maken

      Boekingen in Excel bestand verwerken

      Jaaroverzicht maken

      1 uur per week = 44 uur p.j.

      € 1.672,--

      St. Evenementen Ypenburg

      Contact met penningmeester onderhouden

      10 uur p.j

      € 380,--

      Nieuwjaarsbijeenkomst

      Uitnodigingen en pr maken

      8  uur p.j.

      € 304,--

      Notuleren Waterwijk

      20 uur p.j.

      € 760,--

      Notuleren Singels

      30 uur p.j.

      € 1.140,--

      Vergadering voorbereiden, notuleren, verwerken van de actiepunten uit de  Contactgroep Nieuws & Publiciteit

      27 uur p.j.

      € 1.026,--

      Administratie straatvertegenwoordigers

       

      Tzt in overleg te bepalen

       

       

      Sub totaal

      883 uur p.j.  A.O.

      € 33.554,--

      wijkopbouwwerk

      In te kopen wijkopbouwwerk

      € 83,-- per uur. Singels bestuursondersteuning

      31 uur p.j. wijkopbouwwerk

      € 2.573,--

      Totaal

       

      € 36.127,--

       

      Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn